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Comment gérer son temps quand on est overbooké

Aujourd’hui*, j’ai trop de choses à faire.

Du coup, je te propose une idée pour gérer son temps quand on est overbooké, avec un exemple maxi-concret en 3 étapes : ma journée d’aujourd’hui et comment tu peux appliquer ces principes à la tienne.

Voici le planning du jour :

Il faut que j’écrive un article, que je contacte 8 personnes, que je réponde à 17 mails, que je continue de préparer ma formation, que je m’occupe de trois dossiers administratifs, que j’aille à deux rendez-vous. (Ouais, parce que mon boulot ne consiste pas juste à écrire un article par semaine, hein !)

J’aimerais aussi trouver du temps pour faire du sport, jouer de la musique et lire.

Je sais pas pour toi, mais pour moi, ça fait beaucoup.

En plus de ça, je viens de recevoir un coup de fil d’un ami avec qui je n’avais pas parlé depuis un moment. Du coup, j’ai pris mon temps au téléphone parce que ça m’a fait plaisir.

Je me sens un peu dépassé. Et au final, je me dis que ce serait plus facile de me caler devant une série et de reporter tout ça à demain.

Mais ce sera la même chose demain. Plus les choses qui vont s’ajouter d’ici là.

J’imagine que ce genre de situation, ça t’arrive aussi plus ou moins régulièrement.

Alors comment gérer son temps quand on est overbooké ?

En 3 étapes.

 

Étape 1 : Se recentrer

Dans ce genre de situation, le cerveau turbine à 300 à l’heure.

Certaines tâches sont mécaniques (remplir des dossiers administratifs), d’autres demandent de stimuler la créativité (écrire un article).

Certaines tâches ont un impact important sur ta vie, d’autres moins.

La première chose à faire, c’est de se calmer. Ne pas foncer vers une tâche au hasard puis changer en cours de route vers la suivante comme une furie.

Ça fait piétiner. Ça fait du travail bâclé. Ça fait perdre plus de temps que ça n’en fait gagner.

Alors, étape 1 : se recentrer, faire une pause, respirer amplement, souffler.

Ça peut paraître improductif sur l’instant mais c’est ce qui va justement te permettre de t’organiser.

Alors, n’ouvre pas tes mails, ne check pas ton Facebook, éteins ton téléphone. Respire. À fond. Pendant au moins deux minutes.

 

Étape 2 : Prioriser

Ensuite, vient le temps de se poser des questions.

Qu’est-ce qui a le plus d’importance pour toi dans cette liste de tâches ?

Qu’est-ce qui aura le plus d’impact dans ta vie ?

Qu’est-ce qui t’utilise le plus d’espace mental ?

Qu’est-ce qui te fait le plus peur/stresser/douter ?

Une fois que tu as trouvé ta réponse, c’est ça que tu dois faire en premier.

Deux réponses pour moi aujourd’hui :

Déjà, l’un de mes deux rendez-vous. C’est contraignant, je vais devoir me déplacer, j’ai l’impression que ça va être relou (c’est pour des démarches administratives concernant les impôts fonciers sur mon appart).

Tâche suivante, beaucoup plus agréable, écrire cet article. C’est la partie émergée du blog. C’est une des raisons pour lesquelles tu me lis. C’est mon échange avec toi, mon activité préférée et celle qui peut potentiellement t’inspirer quelques idées !

Ce sont mes missions prioritaires du jour : les tâches les plus importantes.

Pourquoi faire les tâches les plus importantes en premier ?

Parce que si tu les reportes à plus tard dans la journée (ou au lendemain), elles restent présentes dans un coin de ta tête à te dire « Hey ! N’oublie pas de me faire ! ». Et forcément, ça prend de l’espace et tu ne peux pas vraiment arrêter d’y penser.

Donc, étape 2 : choisis entre une et trois tâches prioritaires en fonction de ce qui est le plus important pour toi.

Ne te speede pas trop pour ça. Dix bonnes minutes pour les définir peuvent faire l’affaire.

 

Étape 3 : Défoncer les tâches une par une

Voilà le secret absolu de la productivité : faire une chose à la fois.

Tu n’avances pas si tu cours dans tous les sens.

À l’heure actuelle tu es dans une situation donnée. Appelons-la ton point A (chaque personne a donc un point A différent), le but d’une action constructive doit être de t’amener au point B.

Donc une fois que tu as défini ton point B (à l’étape 2), dirige-toi directo vers lui.

Pas de détour par la case, « je vais vérifier si j’ai des nouveaux emails ».

La technique : faire l’action malgré le fait que tes envies te disent d’aller te servir un thé, appeler un pote, faire une tâche moins importante, ou n’importe quoi d’autre.

Tu n’es pas obligé(e) de succomber à tes envies. Tu contrôles ton corps.

Garde en tête POURQUOI certaines tâches sont importantes. Et fais-les.

Au passage : j’ai une note qui s’affiche en gros sur mon écran :

« Ne pas travailler sans but »

Tu peux bien sûr l’utiliser comme mémo si ça t’aide aussi.

 

Alors, voilà ce que ça donne en pratique :

Je me suis levé ce matin, avec des objectifs pas nets et trop de choses à faire.

Après avoir pris mon petit dèj, je savais pas par où commencer alors j’ai regardé mes mails, je me suis levé 30 fois pour boire du jus de fruits,  j’ai fait mon sport, pris une douche, etc…

Bref, je faisais n’importe quoi et j’avançais pas vraiment où que ce soit.

Du coup je me suis posé un moment, et je me suis recentré : étape un.

Là, j’ai réalisé que je rechignais pour mon rendez-vous et que le plus important c’était d’écrire cet article : étape deux.

J’ai commencé par téléphoner pour confirmer mon rendez-vous et poser quelques questions, au moins, je sais à peu près à quoi m’attendre.

Et là… bin, je suis en train d’écrire l’article : étape trois.

Ça avance. Ça fonctionne.

Il me reste encore un tas d’autres choses à faire mais je me sens avancer dans la bonne direction.

Il me faut juste recommencer les trois étapes :

  1. Se recentrer
  2. Prioriser (entre 1 et 3 tâches)
  3. Défoncer les tâches une par une

J’espère que ça pourra t’aider aussi en cas de rush.

On a tous des journées overbookées de temps à autre.

Le mieux à mon avis, c’est d’éviter le plus possible que ça arrive en répartissant au maximum les impératifs.

Mais quand ce genre de journée arrive, ça peut valoir le coup de lever la tête, respirer un bon coup et lui botter le *bubble fitzbubble* bien comme il faut !

Ça te videra la tête et ton emploi du temps.

Comme le dit le vieil adage, « Ce qui est fait n’est plus à faire ».

Bonne journée amig@ !

Et si tu as des amis/potes/connaissances qui ont des emplois du temps de dingue, merci de partager l’article avec eux 😉

*NOTE : j’ai écrit l’article hier matin !

NOTE 2 : j’ai pas tout fait, mais j’ai fait l’essentiel !


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