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Productivité : Travaillez moins pour travailler mieux !

Avez-vous déjà eu la sensation de passer un temps considérable sur un projet et que celui-ci n’avance pas suffisamment vite ?

La raison de cette sensation, c’est que le temps que l’on passe au travail ne correspond pas forcément à la quantité de travail accompli.

Dans cet article, je vous propose quelques principes simples pour accomplir le meilleur travail possible en un minimum de temps.

 

Définissez vos objectifs

Il est difficile d’avancer dans le brouillard. Prenez donc le temps de définir clairement les objectifs que vous voulez atteindre.

Vous pouvez aussi créer une feuille de route qui mène de votre position actuelle à votre objectif final.

Une fois que vous savez vers où vous vous dirigez, il est plus facile de s’y rendre !

Définissez ensuite des objectifs quotidiens. Chaque jour, ou la veille au soir, prévoyez un objectif réalisable pour la journée. Votre but sera de l’atteindre.

Soyez vigilants à ne pas fixer un objectif inatteignable car il pourrait vous frustrer. Ne fixez pas non plus un objectif trop facile à atteindre car il ne vous stimulerait pas suffisamment et vous n’avanceriez pas à votre rythme optimal.

 

Tuez la distraction pendant une période définie

Au travail, que l’on soit employé ou entrepreneur, la distraction est un frein majeur à la productivité.

Dans une journée de travail classique, la plupart des gens accordent une partie de leur temps à :

  • consulter et répondre à leurs mails
  • passer des appels téléphoniques
  • parcourir le web, notamment pour regarder des vidéos et les réseaux sociaux
  • discuter entre collègues
  • prendre des pauses café

Bien que certaines de ces activités soient considérées comme du travail, toutes ces actions secondaires sont autant de freins à l’accomplissement du projet principal.

L’esprit ne peut pas se focaliser sur un objectif lorsqu’il est distrait par tous ces éléments extérieurs.

À chaque interruption, le cerveau doit s’adapter à la situation puis se remettre en phase avec le projet principal.

Par exemple : vous êtes en train de bosser sur la stratégie de développement de votre entreprise. Un de vos collègues tape à votre porte et entre dans la pièce pour vous demander si vous voulez voir la finale de la coupe du monde de football avec le reste de la troupe ce soir. Vous acceptez et vous passez 5 minutes à discuter de vos pronostics. Il sort. Il faut maintenant retourner à votre tâche principale. Votre esprit est diverti et il faut un effort intense de focalisation pour vous remettre dans le bain. Il faudra peut-être 20 minutes pour retrouver votre concentration optimale.

Résultat, cette brève interruption vous aura coûté 25 minutes de travail productif.

Pour peu que le téléphone sonne au moment où vous êtes de nouveau en phase et c’est reparti pour 25 minutes de perte !

En ayant défini vos objectifs quotidiens, vous savez précisément ce qu’il est important de faire.

Accordez-vous du temps dès le début de la journée pour réaliser ces objectifs.

Pendant cette période, tuez toute distraction. Radicalement.

N’ouvrez pas vos mails, n’ouvrez pas votre navigateur web, éteignez votre téléphone, ne vous laissez pas distraire par des sujets de second ordre, fermez votre porte à clef et mettez un mot dessus pour ne pas être dérangés.

Cette durée doit être définie.

Pour ma part je commence à 7h30 le matin et je dois avoir atteint mon objectif à 12h30. 5h pour réussir ! Si vous voulez prendre une pause, ne faites rien pendant celle-ci, faites simplement le vide en vous, respirez, et surtout ne prolongez pas la pause plus de 10 minutes.

Atteignez vos objectifs ! Restez concentrés sur le but à atteindre jusqu’à ce qu’il soit atteint !

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Pour me rappeler comment être productif, voici la note qui s’affiche en gros sur le bureau de mon ordinateur.

 

Deux lois à connaître

La loi de Pareto. Aussi connue sous le nom de principe 80-20.

Cette loi stipule que 80% des résultats viennent de 20% du travail fourni.

En d’autres termes, 20% du temps de travail est responsable de 80% des résultats obtenus !

Focalisez-vous sur ces 20% essentiels et laissez de côté les 80% qui ne sont pas productifs.

La loi de Parkinson

Pour vulgariser, la loi de Parkinson établit que le temps de travail augmente pour occuper toute la durée qui lui est attribuée.

Par exemple, si vous avez une tâche à accomplir en 8h, alors vous allez vous débrouiller pour que celle si soit atteinte à la fin de ce temps imparti… même si elle était réalisable en 1h !

Essayez donc d’utiliser cette loi à votre avantage en vous donnant des délais plus courts. Par exemple, vous pouvez essayer d’atteindre tous vos objectifs principaux avant 11h du matin. Si ces objectifs sont réalistes, vous verrez que, bien souvent, votre esprit met les moyens en œuvre pour finir dans les temps.

 

Regroupez les tâches

Accordez seulement une période de temps pour vous occuper des mails, appels téléphoniques et autres obligations professionnelles. Faites tout d’une seule traite !

Selon votre travail, vous n’êtes même pas obligés de faire ces choses tous les jours. Pour gagner du temps et une sérénité d’esprit, consultez vos mails, réseaux sociaux et autre seulement une fois tous les deux jours, ou une fois par semaine voire une fois par mois !

De manière générale, faites les choses par lot. Dans la mesure du possible, vous pouvez considérer faire en une seule fois toutes les tâches que vous avez l’habitude de répartir dans la journée.

 

Analysez-vous

Pensez à analyser comment vous structurez votre journée.

Qu’est-ce qui vous prend le plus de temps ? Qu’est-ce qui vous empêche d’atteindre vos objectifs ?

En répondant à ces questions vous pourrez remodeler votre journée de manière à en tirer le meilleur.

Vous pourrez vous concentrer sur les choses que vous trouvez importantes tout en diminuant celles qui vous sont néfastes.

 

 

En suivant les techniques proposées, vous pourrez constater une augmentation substantielle de votre productivité.

Vous serez en mesure de réaliser en quelques heures ce que vous faisiez en une journée entière.

C’est-à-dire que vous aurez terminé votre journée de travail beaucoup plus rapidement. Le temps restant pouvant être utilisé comme bon vous semble.

Si vous voulez travailler toute la journée, alors vous serez capables de réaliser pendant ce laps de temps ce que vous faisiez en plusieurs jours !

Ces techniques peuvent aussi s’appliquer dans d’autres domaines comme les réalisations personnelles, le sport, l’apprentissage d’une discipline, etc… restez créatifs et adaptez-les !


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